Подробная документация на проекте. А нужна ли она?

В этот материале предлагаем обсудить необходимость тщательного документирования того, как спроектирована новая автоматизированная система, если вы выбираете внедрение по проектной технологии.

”Наши пользователи не будут читать такой объемный документ. Или будут читать его формально”. Такое возражение мы регулярно слышим от наших Заказчиков в начале работы, когда говорим о том, что проект должен быть тщательно документирован.

Да, процесс изучения и согласования проектной документации достаточно трудозатратный. Но давайте посмотрим, что же получится, если подробной документации нет.

Если отсутствует подробная документация или она не читается, то это означает одно: как будет спроектирована ваша система, вы отдаете полностью на откуп подрядчику. И узнаете, насколько вам в ней удобно (или неудобно) работать, все ли ваши требования к реализации учтены, только на опытной эксплуатации.

Доделки и переделки, которые выявляются на Опытной эксплуатации, особенно если они носят глобальный характер, это крайне плохо. Поскольку: 1. Требуют дополнительных затрат (и временных и денежных), в отдельных случаях очень серьезных (если речь идет о перепроектировании). И 2. Приводят к неудовлетворенности пользователей (“у нас не так, мы не так хотели, в старой системе было лучше”), а значит к возможному саботажу и отказу от работы в новой программе.

Что облегчает процесс чтения объемной проектной документации? Конечно же, предварительное детальное ознакомление с моделью будущей системы. Модель делается Исполнителем по отдельным участкам учета, бизнес процессам и презентуется Заказчику.

Именно на презентации модели вы получите базовое представление о системе, сможете задать все интересующие вопросы, обсудите с подрядчиком, что вас не устраивает в типовом функционале внедряемой программы. И именно по результатам презентации и обсуждения модели и создается Концептуальный дизайн – документ, полностью описывающий работу вашей будущей системы (от организации справочников, настройки учетной политики, цепочки документов, требуемой аналитики до выходных отчетов). Читать этот документ после ознакомления с моделью системы гораздо легче. Опять же, ваш Подрядчик всегда на связи: готов обсудить документ, пояснить формулировки, и что очень важно - внести при необходимости изменения и/или дополнить.

Кроме этого, проектная документация - это не роман “Война и мир”, который все пользователи на этапе Проектирования системы должны прочитать от корки до корки. Владелец того или иного процесса (сотрудник, входящий в проектную группу со стороны Заказчика) изучает документ только по своему учетному блоку, своим процессам. Ответственный за процессы на складе не будет вникать в диспетчирование производства, а бухгалтер по НДС - изучать вопросы расчета себестоимости.

Именно подробное документирование проекта Подрядчиком, чтение и согласование документов ответственными лицами Заказчика сводит к нулю риск получения на выходе системы, которая работает не так, как хотелось.

У подробного документирования есть еще неоспоримые плюсы:

1.Впоследствии гораздо легче сопровождать систему, как собственными силами, так и силами любого стороннего подрядчика.

2. Документация облегчает вход в работу новым пользователям, которые только начинают деятельность в компании или переходят на новую должность. Достаточно просто дать им документ и сотрудники понимают, какие операции и как нужно выполнять в системе.

Для обсуждения задач вашего проекта обращайтесь в Департамент ERP-решений 1С:Апрель Софт, заполнив форму обращения на нашем сайте или по тел. +7 (831)202-15-15