Сайты компании: 1С:Дистрибьюция 1С-Битрикс
Телефон Апрель софт 8 (800) 700-31-42 Звонок по России бесплатный 8 (831) 411-11-45 Обратная связь с Апрель cофт
8.00-17.00 (пн.-чт.) 8.00-16.00 (пт.)
Продукты
Услуги по внедрению 1С

Хранение файлов

Ведется учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов:

  • офисные документы,
  • изображения,
  • тексты,
  • аудио- и видеофайлы,
  • архивы,
  • файлы систем проектирования и другие.

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
  • по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
  • по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
  • импортировать каталоги,
  • импортировать файлы,
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу,
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

"1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

  • Просмотреть,
  • Редактировать,
  • Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
  • Занять с открытием файла или без него,
  • Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
  • Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
  • Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
  • Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве,
  • Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.

Поиск

Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.

Предыдущий Следующий