Завершенные проекты

23.05.2020

ООО "Гельтек-Медика". Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" на 60 рабочих мест

Компания "Гельтек-Медика" - крупнейший российский производитель медицинских контактных сред для ультразвуковой и функциональной диагностики, офтальмологии, средств для ухода за веками и профессиональной косметики, дистрибьютор медицинских расходных материалов и оборудования для салонов красоты.

В 2016 году совместно с компанией 1C:Апрель Софт инициирован проект по автоматизации документооборота параллельно с проектом внедрения "1С:ERP Управление предприятием 2". Основные предпосылки внедрения:

• Жизненный цикл документов не автоматизирован;
• Хранение документов разрознено: частично на локальных дисках сотрудников, частично в бумажных копиях, в связи с чем поиск затруднен;
• Не контролируется соблюдение установленных сроков обработки документов;
• Затруднен контроль исполнительской дисциплины;
• Получение оперативной, актуальной отчетности весьма затруднительно – сводная информация хранится разрозненно, либо найти ее невозможно вообще.

Также перед руководством компании стояли следующие технологические цели, которые планировалось достичь путем внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП 2":

• Решение, внедренное в головном офисе, должно быть масштабируемым для последующего подключения обособленного подразделения, расположенного в г.Дедовск.
• Гарантированная целостность и достоверность данных.
• Разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм и отчетов.
• Гибкость, достаточная для изменений по мере роста и изменения бизнеса, возможность реализации долгосрочных требований компании.
• Минимизация ресурсов на администрирование системы.
• Возможность создания новых отчетов и настроек силами своих сотрудников.
• Отказ от существующих бумажных документов в пользу электронных.

Основная цель проекта заключалась в увеличении экономической эффективности всех бизнес процессов за счет использования прогрессивной системы "1С:Документооборот 8 КОРП 2".

В рамках данной цели выделены следующие ключевые бизнес-требования:

• Автоматизация процесса разработки и согласования договоров
• Автоматизация процесса согласования и ознакомления с внутренними документами (Служебные записки, Приказы, Протоколы совещаний, Докладные)
• Автоматизация регистрации и обработки Входящей/Исходящей корреспонденции
• Создание хранилища корпоративных документов и обеспечение коллективной работы над документами
• Обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам
• Учет и контроль рабочего времени сотрудников
• Контроль поручений и задач
• Управление проектами, планирование и контроль работ

Главные этапы проекта:

Этап 1. Подготовка к проведению проекта;

Этап 2. Детальное обследование;

Этап 3. Моделирование процессов, промежуточная документация (ЛН)

Этап 4. Реализация системы;

Этап 5. Подготовка системы к опытной эксплуатации;

Этап 6. Опытная эксплуатация;

В ходе проекта специалистами 1С:Апрель Софт было сделано:

1. Создание карт бизнес-процессов

2. Обследование отчетных форм ДО

3. Разработка конфигурации (моделирование)

4. Написание технической документации

5. Обмен данными с учетной системой ("1С:ERP Управление предприятием 2").

По результатам проекта внедрения в промышленную эксплуатацию с 30.10.16 введены под-системы блока "Закупки", в том числе: Согласование заявок на расходование денежных средств, Договорная деятельность. Настроена интеграция с учетной системой "1С:ERP Управление предприятием 2.2". Автоматизировано 60 рабочих мест. Кроме того, специалисты 1C:Апрель Софт регулярно оказывают консультационные услуги сотрудникам ООО "Гельтек Медика".

Главным результатом Проекта является внедрение системы "1С: Документооборот 8 КОРП" в рамках следующих подсистем:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов (работа с входящими и исходящими документами, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, положения, инструкции, методички));
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения задач и поручений;
• Учет рабочего времени;
• Работа с проектами;
• Внутренний форум компании;
• Организация встроенного почтового клиента.

Внедрение прошло успешно. Новая система электронного документооборота развернута на 60 местах. В настоящий момент выполняются работы по настройке и тестированию новых бизнес процессов. Электронный документооборот позволяет полностью исключить вероятность потери документов, позволяет значительно сократить сроки согласования и рассмотрения документов, позволяет работать сотрудникам с документами на своих рабочих местах.