От заказов покупателей до выпуска продукции (на примере работы в 1С:ERP предприятия химической отрасли). Часть 1.

От заказов покупателей до выпуска продукции.

В данном материале специалисты департамента ERP-решений компании 1С:Апрель Софт поделятся опытом реального внедрения ERP на химическом предприятии. Будем рассматривать пример внедрения, которое компания 1С:Апрель Софт выполняла в 2016 – 2017 годах.

Это был первый проект на базе данной системы. ERP еще только становилась. Выход коммерческого первого релиза состоялся в конце 2013 года. Так что каких то функций, которые были во флагмане программных продуктов существовавших на тот момент на рынке систем автоматизации (а им была система 1С:Управление производственным предприятием) не было вообще, какие-то функции работали совсем не так. Что добавляло определенный драйв в покорении нового решения команды 1С: Апрель софт.

На тот момент у компании 1С:Апрель Софт был опыт большого числа проектов на 1С:Управлении производственным предприятием, знание производственного учета, механизмов/инструментов производственного управления, которые разрабатывали для 1С:УПП.

Предприятие, на котором производилось внедрение – компания "Гельтек-Медика". Компания создана на базе лаборатории НИИ медицинских полимеров. Направления ее деятельности - это разработка и производство медицинских ультразвуковых и электродных гелей и кремов, гелей и лосьонов для аппаратной и лазерной косметологии для домашнего ухода, медицинский изделий для ухода за веками.

Компания расположена в городе Москва. Имеет удаленное производство в г. Дедовск.

На момент внедрения на предприятии была внедрена система 1С:УПП. Хорошо она работала для целей управления продажами, управления закупками, учета затрат, ведения кадрового учета и расчета зарплаты, ведения регламентированного учета.

Производственный учет, диспетчирование и управление производством – это предприятию не хватало. Также не был реализован управленческий учет. Нельзя было оперативно, в одной системе, оперируя одной первичной информацией с регламентированным учетом, анализировать продажи, затраты в ином разрезе, интересном для бизнеса.

Дорабатывать старую систему не стали. Решили перейти на 1С:ERP, т.к. система предлагала удобные и более широкие возможности для управления и анализа деятельности предприятия, интересные связки с иными решениями линейки 1С, которые позволяют значительно расширять возможности информационной системы.

Давайте рассмотрим краткую схему бизнес – процессов у заказчика:

  • Поступают заказы клиентов; формируется портфель заказов, с конкретными объемами и сроками поставки;
  • Далее начальник отдела продаж, анализирует свободные остатки продукции и формирует на следующий месяц заявку в производство по тем позициям, которые надо выпустить;
  • Диспетчер производства, получив заявку анализирует наличие сырья, формирует этапы производства. В соответствии со сроками отгрузки, с пожеланиями отдела продаж, с обеспеченностью сырьем определяет порядок выполнения заказов/этапов.
  • Работники предприятия в своем рабочем месте видят, какие этапы они должны выполнить, в какие сроки. Т.к. продукция предприятия многоэтапная, то к выполнению конкретные операторы видят только те этапы, которые обеспечены сырьем, соответственно которые они могут выполнить (т.к. только после завершения предыдущего этапа).
  • При выполнении работник указывает необходимые данные: какие материалы были потрачены, что было выпущено, какие операции были выполнены.
  • Диспетчер постоянно мониторит процесс производства, контролирует выполнение этапов. После выпуска готовой продукции формирует отгрузку на склад готовой продукции.
  • По мере выполнения производством заказов менеджеры продаж производят отгрузку.

Стоит отметить, что реализация проекты имела свои нюансы, т.к команда исполнителей компания 1С:Апрель Софт находится в Нижнем Новгороде, а заказчика “Гельтек-Медика” в Москве. За все время внедрения ERP было четыре выезда на территорию заказчика, длительностью каждый не более 3-5 дней, всего на территории заказчика потрачено 170 часов, из них 80 часов опытная эксплуатация, все остальные работы построение и презентация модели, обсуждения с заказчиком, обучение, аттестация сотрудников, кодировка , все проводилось удаленно.

Сейчас мы рассмотрим схему, реализованную на предприятии заказчика на примере их бизнес-процессов.

  • Фиксация потребности клиента
  • Создание месячного плана производства на основании статистики продаж за предыдущий период, спроса за предыдущий период, собранных заказов клиентов к обеспечению, складских остатков;
  • Планирование производства: формирование заказов на производство, формирование этапов производства;
  • Управление производством:
    • подготовка производственного процесса по этапам (обеспечение заказов материалами, передача к выполнению готовых этапов);
    • отражение выполнения, указание информации о выпущенной продукции, расходе материалов
    • проверка и контроль выполнения этапов, формирование передачи готовой продукции на склад;
  • Завершение процедуры обработки заказа клиента: контроль готовности заказа клиента к отгрузке, отпуск продукции Заказчику.

При поступлении заказа менеджер фиксирует потребность с использованием типового документа "Заказ клиента". Первоначально заказ формируется в статусе "Ожидание согласования".

В заказе указывается ожидаемая дата поставки. В зависимости от требования клиента – весь заказ может быть поставлен к одной дате (тогда указывается одна дата отгрузки), либо в зависимости от потребности заказчика – можно дату предполагаемой поставки указать в каждой строке. Для этого флаг "Отгружать одной датой" не устанавливается, появляется отдельная колонка для указания предполагаемой даты отгрузки, где менеджер указывает соответствующие даты.

Правила оплаты. У заказчика используются типовые соглашения. По ним определяется график оплаты, например, 100% аванс до обеспечения (оплата заказа вообще до его выполнения), какой-то % после отгрузки и т.д. В конкретном заказе менеджер в зависимости от согласования с заказчиком и общим регламентом компании может поменять график. Система автоматически высчитает в зависимости от сроков ожидаемой отгрузки срок предполагаемой оплаты.

Если оплата должна быть до всех каких-либо действий, то менеджер выписывает счет, отправляет заказчику.

По заказам производится анализ возможности отгрузки запасов. Для этого штатным инструментом определяется, есть ли позиции на складе или надо их обеспечивать (по данным оперативных остатков системы это определяем сама).

Далее: в заказе определилось, что одну позицию можно отгрузить, а другая позиция еще не произведена. Менеджер созванивается с клиентом. Если клиент согласен, то отгрузка делится на несколько траншей – сначала грузится одна позиция, потом по мере готовности и возможности отгрузить – вторая.

Если Заказчик выбирает вариант отгрузки сразу целиком, а чтобы позиция, которая уже есть была зарезервирована на складе, тогда при определении обеспечения нужно выбрать не "Отгрузить", а "Резервировать". В этом случае имеющаяся позиция будет оставаться на складе в ожидании комплектования всего заказа.

Другие две позиции – это позиции к обеспечению. Их надо произвести (для производимых позиций), либо закупить.

Другой заказ. Менеджер обработал обеспечение – получил информацию, что может отгрузить заказ сразу (все позиции есть на складе). У заказчика ведется учет по сериям. Также настройками системы определено, что менеджер определяет какую серию надо отгрузить. Серия номенклатуры продукции определяется номером и сроком годности. Причем, у продукции и полуфабрикатов серия одна. Это очень удобно. Ведь серия в химической промышленности определяем партию, на именно эту серию навешиваются параметры качества, которые должны быть соблюдены. Эта фишка была использована в этом проекте.

Поэтому, при оформлении заказа менеджеру надо указать серию. Поскольку позиций номенклатуры в заказе много, то для облегчения работы менеджеров сделана обработка, которая подбирает автоматически серии. Также поскольку был сделан блок учета качества и в серии отражалось – пройден ли контроль или нет, то проставление серии производится только по годным сериям.

Если по заказу все позиции можно отгрузить, то у нее меняется статус на "К выполнению". При этом проверяется – выполнены или нет условия по оплатам (если требуется аванс до отгрузки).

Перейдем к планированию производства.

Ежемесячно составляется план производства на месяц. Числа 20 – 25 производится планирование.

При составлении учитываются следующие аспекты:

1) Статистики предыдущих продаж

2) Прогноза рыночного спроса

3) Складских остатков

4) Необеспеченные Заказы клиентов

5) Минимального объема выпуска (меньше 600 кг в производство запускать не будут)

Поскольку заказчик не стал доверять автоматическому формированию плана и поскольку есть ряд субъективных показателей, которые невозможно учесть в формуле, было принято решение полу-ручного формирования плана. А именно.

Для определения и анализа предполагаемых объемов пользователи используют следующие отчеты:

  • Валовая прибыль по продукции;
  • Товары на складах;
  • Необеспеченные заказы.

Для упрощения работы заполняется по плану производства по данным плана производства за предыдущий месяц, используется простая формула; номенклатура в этом случае в зависимости от ситуации либо из формулы выбирается, либо номенклатуру заполняют при копировании документа плана предыдущего месяца, а объем заполняют автоматически по формуле; также номенклатуру можно по группе брать, но в этом случае могут быть строки, которые не будут иметь количества (не было в планах производства предыдущего месяца).

Планирование производится по производственным площадкам. Поэтому добавлена аналитика вида плана – подразделения.

По кнопке заполнение (заполнение по формуле, что обсуждали выше) происходит заполнение количества.

Пользователь вносит коррективы при необходимости. Производится согласование плана. После согласования статус документа меняется на «Согласован».

Для удобства анализа был сделан отчет “План производства (мин-макс)”, который позволяет анализировать (рекомендовать) какое количество продукции целесообразно произвести.

По этому отчету отображается информация по свободным остаткам продукции, несогласованным заказам, средний расход (средняя отгрузка в месяц по позиционно), минимальное и максимальное товарное движение. Статистика вводится по позиционно в Товарные ограничения. И три графы последние отображают: если заказывать по минимуму, если заказывать по максимуму, а если еще и несогласованные заказы (которые не факт что будут согласованы) учесть. Индикатором подсвечиваются позиции, на которые стоит обратить внимание – т.е. вроде бы можно и не заказывать еще, но возможно нужно. Здесь менеджер принимает решение. А какое его будет решение – поставить в план по минимуму или максимуму или нечто среднее – это уже конкретное управленческое решение. И в план производства эти данные вносятся вручную.

Продолжение в следующей части.


В статье делимся опытом реального внедрения ERP-системы на предприятии химической отрасли.

За подробной информацией и для обсуждения задач вашего проекта обращайтесь в Департамент ERP-решений 1С:Апрель Софт, заполнив форму обращения на нашем сайте или по тел. +7 (831) 202-15-15.