Завершенные проекты

26.05.2020

АО "СКАД Тех". Внедрение "1С:Документооборот КОРП" на 50 рабочих мест

"СКАД тех" — лидер в разработке российского ПО для построения многоуровневых территориально-распределенных систем сбора данных и управления, прикладного ПО для управления трубопроводным транспортом. Группа компаний "СКАД тех" имеет более 17 лет опыта работы в автомобильной промышленности и промышленной автоматизации, занимает прочную позицию на нефтяном и газовом рынке и является многолетним надежным партнером как для российских, так и для зарубежных компаний.

В мае 2019 года компания 1С:Апрель Софт приступила к реализации проекта по учету командировок в рамках интеграции "1C:ERP Управление предприятием 2.2" и "1С:Документооборот 8. КОРП".

Основной продукт "1C:ERP Управление предприятием 2.2", используемый на предприятии, является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии, которое позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Главные цели и задачи, поставленные перед проектной командой:

1. Ведение НСИ (нормативно-справочной информации)

Обеспечить:

• Ведение в системе списка гостиниц;
• Ведение в системе списка квартир;
• Ведение в системе списка лимитов по суммам бронирования гостиниц для сотрудников ("грейды");
• Ведение в системе списка видов документов для учета командировок;
• Ведение в системе списка нумераторов для учета командировок.

2. Планирование доступности и бронирование квартир

Обеспечить:

• Возможность ведения графика доступности квартир для проживания командируемых.

3. Контроль лимитов денежных средств

Обеспечить:

• Возможность ведения лимитов расходования денежных средств в разрезе подразделений и направлений деятельности для учета командировок;
• Контроль установленных лимитов.

4. Согласование и подписание служебной записки на командировку (далее СЗ на командировку)

Обеспечить:

• Формирование СЗ на командировку, заполнение формы СЗ на командировку;
• Выбор места проживания с учетом приоритета квартир (в первую очередь проверяется доступность квартир, во вторую – гостиниц);
• Согласование СЗ на командировку;
• Возможность корректировки СЗ на командировку;
• Регистрацию СЗ на командировку;
• Возможность прикрепления файлов к СЗ на командировку;
• Формирование задач исполнителям по работе с СЗ на командировку;
• Ввод документов по командировке в систему;
• Создание последовательной цепочки документов по командировке с наследованием данных, указанных в СЗ на командировку;
• Контроль лимитов на бронирование гостиниц;
• Детализацию расходов на командировки по статьям расходов, статьям ДДС и направлениям деятельности;
• Возможность создания СЗ на командировку за сотрудника другими уполномоченными лицами;
• Возможность отражения дополнительных компенсационных выплат на основании первичной СЗ на командировку, их согласования и выплату.

5. Подписание приказа на командировку

Обеспечить:

• Автоматическое формирование приказа на командировку на основании СЗ на командировку;
• Формирование задач исполнителям по работе с приказом на командировку.

6. Покупка билетов и бронирование гостиницы

Обеспечить:

• Возможность определения ответственного за бронирование;
• Возможность указать номер и дату рейса;
• Возможность указать гостиницу (квартиру);
• Формирование задач исполнителям по покупке билетов и бронированию гостиницы.

7. Выплата командировочных

Обеспечить:

• Автоматическое формирование заявки на расходование ДС на основании СЗ на командировку;
• Автоматическое формирование заявки на расходование ДС на выплату дополнительной компенсации;
• Формирование задач исполнителям по выплате командировочных.

8. Подписание авансового отчета (далее АО)

Обеспечить:

• Автоматическое заполнение АО на основании СЗ на командировку;
• Отражение результатов подписания АО;
• Формирование задач исполнителям по утверждению АО;
• Возможность корректировки АО.

9. Начисление разницы

Обеспечить:

• Автоматическое создание заявки на расходование денежных средств (далее РДС) на основании АО в случаях, когда у командируемого выявлен перерасход ДС;

10. Работа с заявлением на удержание

Обеспечить:

• Автоматическое создание заявления на удержание на основании АО в случаях, когда у командируемого выявлен остаток ДС;
• Возможность прикрепления файлов к заявлению на удержание;
• Формирование задач исполнителям по работе с заявлением на удержание.

Основное требование - исключение повторного ввода информации в учетных системах "1C:ERP Управление предприятием 2.2" и "1С:Документооборот 8. КОРП".

Главные этапы проекта:

Этап 1. Проектирование

Этап 2. Реализация системы (Кодировка)

Этап 3. Кодировка

Этап 4. Подготовка к ОЭ (Консультации по настройке синхронизации данных между системами)

Этап 5. Опытно-промышленная эксплуатация

В ходе проекта специалистами 1С:Апрель Софт было сделано:

1. Создание модели отражения операций в 1С:ERP

2. Определение правил ведения НСИ

3. Обучение пользователей

4. Опытная эксплуатация

5. Консультации по отражению операций в системе

6. Перевод системы в промышленную эксплуатацию

Все поставленные задачи были успешно выполнены.

Главным результатом Проекта является:

1. Получено решение, позволяющее автоматически создавать объекты учета в ЕРП по результатам выполнения бизнес-процесса Согласование СЗ в ДО.

2. Сокращение трудозатрат сотрудников предприятия на оформление документов по командировкам

3. Экономический эффект, полученный за счет контроля командировочных расходов в разрезе ключевой аналитики учета Проект.

По результатам проекта внедрения в промышленную эксплуатацию система по учету командировок была введена с 28.10.2019г. Автоматизировано 15 рабочих мест в "1C:ERP Управление предприятием 2.2" и 50 рабочих мест в "1С:Документооборот 8. КОРП"

Планируется тиражирование внедренной системы на все структурные подразделения предприятия. Также планируется дальнейшее развитие системы в части:

• Планирования доступности и бронирования квартир;
• Контроля расхода денежных средств на командировочные расходы в разрезе ключевой аналитики учета Проект;
• Автоматического создания Заявки на расходование ДС в случае обнаружения перерасхода ДС у подотчетного лица.