Организация штрихкодирования номенклатуры и серий в 1С:ERP

Несмотря на кажущуюся простоту темы, организация штрихкодирования в "1С:ERP Управление предприятием" имеет ряд особенностей, которые важно учитывать. Рассмотрим историю развития и текущие возможности функционала.

1 этап развития. Штрихкодирование номенклатуры

Изначально в "1С:ERP" реализован механизм присвоения штрихкодов номенклатуре. Код можно назначить с учетом характеристики и единицы измерения (упаковки) — при необходимости. Поддерживается механизм считывания: при сканировании штрихкода в документ автоматически подставляется номенклатура, а также (если они были предварительно связаны со штрихкодом) — характеристика и единица измерения.

При этом в типовом функционале "1С:ERP" механизм штрихкодирования серий отсутствует. Для предприятий, которым требуется учет серий по штрихкоду, данный функционал необходимо дорабатывать дополнительно.

Рисунок 1. Реквизиты штрихкода номенклатуры в старых релизах. Штрихкод можно создавать самостоятельно. Штрихкод не включает серию (серии штрихкодируются отдельно).

2 этап развития. Штрихкодирование серий: появление неуправляемого механизма

Позже в 1С:ERP появляется возможность штрихкодирования серий. Однако здесь важно особо подчеркнуть: данный механизм неуправляемый. Штрихкод серии генерируется системой автоматически, и этикетку можно распечатать непосредственно в момент создания серии.

Фактически, отсутствует прямая связь серии с номенклатурой. Поскольку штрихкод содержит только реквизиты серии, система определяет связку "номенклатура – серия" при сканировании расчетным путем. На практике это означает, что для безошибочного распознавания пользователю необходимо отсканировать два штрихкода: сначала номенклатуры, а затем серии.

Поскольку явно управлять штрихкодом серии в типовом варианте нельзя, потребность в самостоятельной реализации под конкретные бизнес-процессы предприятия остается актуальной.

Рисунок 2. Штрихкод серии формируется из реквизитов серии, можно напечатать этикетку серии. Управлять номером штрихкода нельзя (только реквизитами серии).

3 этап развития. Включение серии в штрихкод номенклатуры

Последние версии системы позволяют включать номер серии непосредственно в штрихкод номенклатуры. Таким образом, отдельный штрихкод серии становится неактуальным, штрихкод номенклатуры может содержать сразу всю информацию.

Во многих организациях уже сложились устоявшиеся бизнес-процессы учета серий, основанные на историческом развитии функционала. Оперативной необходимости переходить на новые возможности штрихкода номенклатуры в таких случаях нет, поскольку это потребует существенных доработок автоматизированных рабочих мест (АРМ), печатных форм, макетов этикеток и других элементов системы.

Однако при внедрении учета с нуля имеет смысл опираться исключительно на новый функционал. Важно учитывать и исторический контекст: поскольку старый механизм штрихкодирования серий в системе формально сохранен, его одновременное использование с указанием серий в штрихкоде номенклатуры может привести к конфликтам в системе. В связи с этим мы рекомендуем в рамках проекта придерживаться единого подхода и использовать только актуальные возможности платформы.

Рисунок 3. В штрихкоде номенклатуры появляется возможность указания серии, штрихкод становится единым. НО: при этом поддерживается функциональность штрихкодирования серий по реквизитам.

А теперь давайте рассмотрим подробнее использование штрихкодов. Будем рассматривать исключительно новые возможности – задание штрихкода на номенклатуру с учетом серии.

Шаг 1. Подготовьте основу

Прежде чем генерировать штрихкоды, нужно включить и настроить серийный учёт в системе (если у вас нет серийного учета – можно создавать штрихкоды на номенклатуру без серий и шаг по включению серийного учета можно пропустить).

• В разделе "НСИ и администрирование" → "Настройка НСИ" → "Номенклатура" → "Разрезы учёта" активируйте опцию "Серии товаров".
• Для каждого вида номенклатуры, где нужен серийный учёт, в его карточке установите флаг "Серии". Здесь же определите, что именно идентифицирует серия: отдельный экземпляр товара (с уникальным номером) или партию (по номеру, сроку годности или их сочетанию).
• Задайте политику учёта серий. Это главный параметр: она задаёт, как система будет работать с сериями — просто фиксировать их справочно, вести остатки в разрезе серий, контролировать сроки годности (например, по принципу FEFO) или учитывать себестоимость в разрезе серий.

Шаг 2. Продумайте схему штрихкодирования

• Штрихкод включает в себя реквизиты номенклатуры-серии (человеко-читаемый штрихкод), или только номенклатуры (без серийного учета). Можно сгенерировать уникальный код (часто в формате Code128), где часть или весь штрихкод — это строка, включающая идентификатор номенклатуры, серии и (возможно) упаковки. Плюсы решения: по штрихкоду человек сразу может увидеть как реквизиты номенклатуры, так и серии, на этикетке не требуется печать иных реквизитов. Минус: не всегда удачно можно подобрать формат серии и есть риск сгенерировать неуникальный код.
• Сквозное штрихкодирование, штрихкод – уникальный сквозной номер по порядку в системе. Плюсы решения: легкость реализации плюс минимизация ошибок дублирования штрихкода. Минусы: штрихкод не несет в себе информационной составляющей; для чтения на этикетке необходимо выводить реквизиты номенклатуры – серии-упаковки.

Шаг 3. Реализуйте техническую сторону

• Доработка системы, генерация штрихкода (также есть возможность создавать код вручную без доработки системы). Поскольку в базовой версии нет готовой кнопки "сгенерировать штрихкод серии по параметрам номенклатуры и серии", часто требуется доработка 1С:ERP Управление предприятием: написать или адаптировать обработку, которая при определённых условиях (новая номенклатура, новая серия) формирует нужный штрихкод по вашему алгоритму и привязывает его к записи в справочнике "Штрихкоды номенклатуры".
• Штрихкод номенклатуры должен быть уникальным (в том числе, в случае ручного ввода штрихкода). Кроме того, должен быть ограничен доступ к изменению штрихкода номенклатуры, так как его изменение после наклейки этикеток на номенклатуру может привести к ошибке.

Удобными документами для этой цели могут быть:

• "Приходный ордер на товары": содержит упаковку – что важно для адресного склада.
• "Документ пересчета": универсальный инструмент. Он часто используется при вводе новой номенклатуры или запуске адресного склада.
• Иные документы "прихода" номенклатуры в систему: подходят для неордерных складов.
• Существуют также схемы, при которых штрихкоды генерируются в документе "Приобретения товаров и услуг", а затем передаются на склад вместе с накладными.

Выбор точки генерации остается за вами и зависит от бизнес-процессов предприятия. Важно помнить, что момент создания штрихкода обычно совпадает с необходимостью печати этикеток для товара.

• Настройка печати. Необходимо заранее определить процесс вывода сгенерированных штрихкодов на печать этикеток физического товара. Для этих целей эффективно используется типовой функционал создания и редактирования этикеток номенклатуры.
• Важно учитывать, что встроенная обработка печати этикеток доступна не во всех документах системы. Например, в "Приходном ордере на товары" она реализована: система предложит сформировать этикетки на каждую позицию остатков, но при этом позволяет вручную задать нужный тираж.
• Если генерация штрихкодов планируется в других документах (например, в "Пересчете товаров" при выявлении новых позиций номенклатуры), типовая обработка печати там может отсутствовать. В таком случае потребуется индивидуальная доработка конфигурации для подключения функции печати к выбранному документу.
• Шаблон этикетки удобнее всего привязать на уровне вида номенклатуры. Однако, если для конкретной позиции требуется особая форма этикетки, эту настройку можно выполнить непосредственно в элементе справочника номенклатуры.

Рисунок 4. Этикетка товара – реквизит для связи с шаблоном этикетки номенклатуры. Ниже есть связка с шаблоном для печати серии – при использовании единого штрихкода на номенклатуру и серию печать отдельной этикетки на серию не нужна.

• Интеграция с оборудованием. Убедитесь, что сканеры правильно подключены в системе, а их настройки (префиксы, суффиксы) согласованы с тем, как в "1С" настроен драйвер оборудования. Проверьте возможность сканера распознавать сгенерированный штрихкод.

Шаг 4. Проверьте и оптимизируйте процесс

• Проверьте уникальность. Штрихкоды (и особенно комбинированные, включающие серию) должны быть уникальны во всей базе. При ручном вводе есть встроенный контроль уникальности штрихкодов, но при создании штрихкодов обработкой об этом можно забыть (и обойти ограничение).
• Протестируйте. Проведите тестовые операции (приёмка, отгрузка, инвентаризация) со сканером, чтобы убедиться, что система корректно сопоставляет отсканированные данные с записями, включая привязку к серии. Рекомендуется создать модельный сквозной пример, включающий все операции (в том числе промежуточные) с номенклатурой, начиная с момента поступления ее в систему (приобретение, выпуск и другие) и заканчивая моментом расхода (передача в производство, реализация). При этом операции штрихкодирования необходимо использовать разумно, там, где это оправдано бизнес-процессом.
• Настройте права. Ограничьте, кто может создавать или изменять штрихкоды и политики учёта, чтобы снизить риск ошибок. В идеале после создания (или после печати) штрихкод не должен меняться совсем.
• Следите за обновлениями. Если в новых релизах появляются встроенные функции для работы со штрихкодами серий, изучите их. В частности, в настоящий момент существуют две возможности использования штрихкода серий в системе – и их одновременное использование может привести к ошибке.

На что обратить внимание при организации штрихкодирования

• Приоритет бизнес-логики над настройками. Не пытайтесь решить задачу исключительно техническими средствами без предварительного анализа процессов. Четко определите, какие именно товарные позиции и для каких задач (контроль сроков годности, прослеживаемость брака, учет нестандартных единиц) требуют детализации по сериям. Избыточное штрихкодирование номенклатуры, которая не будет сканироваться на практике, приведет лишь к лишней нагрузке на систему и персонал.
• Риски сложных правил генерации. При использовании нестандартных или сложных правил формирования штрихкодов (например, с префиксами от поставщика) существует риск нарушения их уникальности. Это может привести к сбоям в работе бизнес-логики и ошибкам в учете.
• Процессы важнее технологий. Без отлаженных бизнес-процессов по складским операциям штрихкодирование станет не инструментом повышения эффективности, а усложнением работы. Мы рекомендуем начинать проект с описания и отработки бизнес-процессов склада, и только после этого переходить к их автоматизации с помощью штрихкодов.

Рассматриваете проект 1С:ERP? Познакомьтесь с чек-листом "Внедрение 1С:ERP" для ИТ- и финансовых директоров. Разобрали, из чего на самом деле складывается бюджет и сроки проекта, что проверить до подписания договора.