1С:Документооборот 8 КОРП

Назначение и функциональные возможности 1С:Документооборот 8 КОРП

1С:Документооборот 8 — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Работа с договорными документами

Используйте 1С:Документооборот 8 для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

1С:Документооборот 8 поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта cостоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия 1С:Документооборот 8 автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Управление документами

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними.

Контроль исполнения cостояния документа

Предусмотрено пять состояний документа: согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, исполнение. Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами.

Контроль документов

Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы.

Электронная подпись

В 1С:Документообороте 8 поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры).

1С:Документооборот 8 умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Архивное хранение и поиск

В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив.

Можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных: простой поиск в списке, точный поиск по реквизитам документов и файлов, полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий.

Эффективное управление процессами

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

В 1С:Документообороте 8 уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.

Функциональный почтовый клиент

Работайте с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь в другие программы и интерфейсы, при необходимости используйте несколько почтовых ящиков. Ставьте задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикрепляйте письма к задачам. Отправляйте документы из системы в один клик.

Учет и планирование рабочего времени

Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах (День, Неделя, Месяц и др).

Проектный учет и контроль исполнения

Выполняйте документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживайте переписку по проекту, контактируйте с другими участниками в течение всего жизненного цикла проекта. Контролируйте исполнение проектных задач и получайте аналитику о ходе выполнения проектов в организации.

Учет данных в разрезе проектов

Для основных объектов программы (документы, файлы, мероприятия, письма, процессы) можно указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учета рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Исполнение проекта. Выполнение проектных задач осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители. При старте процесса по проектной задаче она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная. Таким образом программа помогает автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом.

Диаграмма Ганта. Инструмент для графического представления плана проекта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.

Учет трудозатрат по проектам. Трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.

Инструменты для совместной работы

Используйте возможности бронирования помещений и своевременного оповещения участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия, удобное для всех участников. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.

Интеграция с любыми решениями

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе 1С:Предприятие 8:

• 1С:Управление торговлей 8;
• 1С:Бухгалтерия 8;
• 1С:Зарплата и управление персоналом 8;
• 1С:Управление холдингом 8;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8;
• 1С:Управление производственным предприятием 8;
• 1С:ERP Управление предприятием.

Бесшовная интеграция с решениями 1С:Предприятия 8

1С:Документооборот 8 предоставляет девять механизмов интеграции:

• веб-сервисы;
• RESTful API;
• HTTP;
• COM;
• внешние источники данных;
• XML;
• e-mail;
• FTP;
• обмен данными.

И семь уже готовых инструментов интеграции:

• загрузка файлов;
• готовые правила обмена;
• готовые планы обмена;
• БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
• СВД (Система Внешнего Документооборота);
• ЭДО;
• универсальный обмен данными в формате XML.

Функционал, который есть только в 1С:Документооборот версии КОРП:

• Учет данных в разрезе проектов
• Многосторонние договоры
• Множественные состояния документов
• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Печать регистрационного штампа
• Принятие задач к исполнению
• Эскалация задач - автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия
• Запрет выполнения задачи по условию
• Выполнение задач по почте
• Иерархия процессов
• Прерывание и остановка процессов
• Перенос сроков выполнения задач
• Периодические процессы
• Процессы с отложенным стартом
• Комплексные процессы
• Шаблоны комплексных процессов
• Шаблоны резолюций для руководителей
• Условия маршрутизации процессов
• Учет нескольких резолюций по документу
• Постановка объектов на контроль: документов, файлов, мероприятий, проектов, корреспондентов, процессов, писем
• Онлайн-проверка ИНН и КПП контрагента через базу ФНС
• Заполнение реквизитов контрагентов из ЕГРЮЛ
• Отчет "Досье контрагента" из ЕГРЮЛ и ЕГРИП
• Категоризация данных
• Места хранения бумажных документов
• Расширенные разрезы независимой нумерации
• Делегирование прав по областям
• Звонки и сообщения Skype
• Звонки по интернет-телефонии
• Фотографии пользователей
• Учет отсутствий сотрудников
• Учет и использование графиков работ
• Протоколирование работы пользователей
• Настройка доступности по состоянию
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
• Рабочий стол руководителя
• Проверка сложности пароля
• Автоматическая рассылка отчетов
• Форум: ссылки на сообщения, разделы и темы форума
• Работа с мероприятиями
• Рабочий календарь пользователя
• Встроенная почта
• Мобильный клиент
• Обмен данными: синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями
"1С".

Стоимость 1С:Документооборот 8 КОРП

Наименование	Цена
1С:Документооборот 8 КОРП	251 600 ₽	Купить