ООО "Онлайн Коммуникации". Интеграция "1С:Документооборот 8. KOPП" и "1C:ERP Управление предприятием" на 50 мест

В компании ООО "Онлайн Коммуникации" выстроили единый контур работы с договорами и товарно-сопроводительными документами, интегрировав "1С:Документооборот КОРП" и "1С:ERP". Чтобы исключить риски отправки неактуальных версий документов контрагентам и ускорить подготовку к налоговым проверкам, специалисты 1С:Апрель Софт организовали централизованное хранение с автоматической выгрузкой данных из систем. 

Внедрение механизма комплектности документов и маршрутов согласования изменений минимизировало влияние человеческого фактора, а специализированное АРМ позволило существенно сократить время на формирование реестров и выборок для контролирующих органов.

В 2024 году был инициирован проект по автоматизации процессов хранения, формирования и изменения товарно-сопроводительных документов в рамках интеграции программных продуктов "1С:Документооборот 8. KOPП, редакция 2.1" (1С:ДО) и "1C:ERP Управление предприятием, редакция 2.5".

Цели проекта:

• Снижение трудоемкости подготовки документов при проведении налоговых проверок.
• Снижение ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора.
• Снижение издержек, связанных с исправлением ошибок отправки документов.
• Формализация и стандартизация процессов подготовки исходящих документов для повышения эффективности сотрудников.

Для реализации этих целей выбрали компанию 1С:Апрель Софт, которая предоставила для выполнения работ штат высококвалифицированных специалистов в предметной области.

Этапы проекта:

• Детальное обследование.
• Подготовка документации по описанию концепции (схемы работы).
• Уточнение этапа проектирования.
• Адаптация системы.
• Подготовка к опытной эксплуатации. Обучение.
• Подготовка к опытной эксплуатации. Настройка системы согласно документации.
• Опытная эксплуатация.

В результате автоматизированы следующие процессы:

Организация хранилища исходящих документов (ТСД) и договоров

• Выгрузка электронных документов из системы ЭДО (Контур.Диадок) в систему-хранилище 1С:Документооборот.
• Выгрузка бумажных документов из 1C:ERP в систему-хранилище 1С:Документооборот.
• Обработка запросов на формирование выборки договоров и исходящих ТСД из системы-хранилища.

Разработка и внедрение механизма комплектности ТСД

• Разработка вариантов комплектов ТСД.
• Назначение комплектов по параметрам: дата, организация, направление деятельности, контрагент, договор, вид документа и т.д.
• Изменение назначения комплектов.
• Ограничение возможности печати документа в соответствии с назначенным комплектом.

Согласование изменений документов

• Механизм согласования изменений данных документа (дата, количество, грузополучатель и т.д.).
• Механизм согласования изменений печатных форм документа.
• Настройка маршрутов согласования в зависимости от состояния изменяемого документа (распечатан, подписан, отправлен и т.д.).

В рамках внедрения были разработаны новые правила, механизмы, отчеты:

• Механизм автоматического формирования документов на стороне 1С:Документооборот при проведении документов в 1C:ERP.
• Механизм хранения информации по печати бумажных документов, получению копий и оригиналов с сохранением истории действий.
• Автоматическая интеграция печатных форм в 1С:Документооборот при осуществлении печати, сохранении печатных форм, отправки печатных форм по почте.
• Регламентное задание, выполняющее выгрузку электронных документов по заданным параметрам из подсистемы Контур.Диадок в 1С:Документооборот.
• Автоматизированное рабочее место (АРМ) в 1С:ДО, позволяющее формировать подборки документов по заданным параметрам. Отбор формируется не только по реквизитам документов (организация, контрагент, договор), но и по состояниям (копия, оригинал) и типам печатных форм. Рабочее место позволяет задавать гибкую структуру папок для выгрузки документов на диск, используя параметры файлов.
• Принципы работы с комплектами ТСД. Менеджеры имеют возможность распечатывать документ только в соответствии с назначенным комплектом ТСД.
• Ограничения на повторную печать комплекта. При необходимости повторная печать может быть выполнена для ранее сохраненных печатных форм документа.
• APM "Журнал учета оригиналов документов", объединяющее типовое APM в 1C:ERP с доработками Заказчика, выполненными до начала проекта. APM позволяет:
• Просматривать сохраненные печатные формы документов, контролировать их состояние (печать, копия, оригинал).
• Прикладывать копии или оригиналы печатных форм, полученные от клиентов.
• Контролировать наличие всех необходимых форм.
• Формировать реестры для помещения в архив.
• Формировать список "долгов" по печатных формам и др.
• Работать как с бумажными, так и с электронными документами.
• Разработаны и реализованы механизмы согласования изменений в документах. При проведении согласования учитывается открытый/закрытый период, вид документа (бумажный, электронный), факт помещения документа в архив и т.д. Для электронных документов реализована процедура проведения аннулирования документа.

Основные результаты проекта:

• Организация хранилища исходящих документов (договора + ТСД).
• Разработка и внедрение механизма комплектности документов (ТСД).
• Разработка и внедрение механизма согласования изменений документов (ТСД).

Наталья Морозова, руководитель отдела комплексной автоматизации в ООО "Онлайн Коммуникации":

"Новый функционал будет применяться на 50 рабочих местах. В результате внедрения разработана структура хранения печатных форм документов, как бумажных, так и электронных, которая позволяет в короткие сроки компоновать и выгружать подборки документов по параметрам для налоговых проверок. Механизм комплектности сопроводительных документов снижает ошибки персонала при подборе печатных форм документов для конкретного контрагента и/ или договора. Ограничения печати для уже распечатанных документов позволяют снизить издержки, связанные с подписанием неактуальных печатных форм документов. Аналогичные ограничения действуют для отправки по ЭДО. Согласование изменений документов позволяет снизить ошибки, связанные с печатью / отправкой по ЭДО неактуальных версий документов.

Особенно хотелось бы отметить слаженную работу команды специалистов 1С:Апрель Софт и ее компетентность, и, отдельно, руководителя проекта, который сделал этот проект по-настоящему успешным."

Далее планируется проект по расширению разработанного функционала на входящую документацию. Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам:

• Соответствие потребностям организации — 5.
• Удобство работы с программой — 5.
• Оценка качества работы партнера "1С" — 5.

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности — Да.